Lockers, estanterías metálicas y almacenamiento metálico (Archivadores, folderamas y muebles)

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Archivadores y Almacenamiento en Bogotá

¿Qué es un archivador?

Primero que nada, hablemos de como se define un archivador:

Se trata de un mueble, que puede ser en forma de caja, cuya función es guardar documentos o papeles de forma ordenada. Los podemos encontrar de diferentes formas y tamaños para garantizar su versatilidad dentro de una oficina.

¿Por qué es importante el almacenamiento con un archivador?

• ​Ayuda a mantener la empresa ordenada, y por consiguiente, más limpia visualmente.
• ​La eficacia aumenta gracias a que la información siempre se podrá encontrar fácilmente. Para esto hay que estandarizar un sistema de convenciones que todos en la empresa conozcan y apliquen.
• ​Los datos de clientes, recibos de pagos, órdenes de compras, balances contables y todos los documentos importantes en una empresa estarán guardados de una forma segura.
• ​El método que la corporación elija para organizar dice mucho sobre el propio funcionamiento, es decir, la imagen que da a los clientes y e incluso a los mismos empleados.
• Cualquier demora se traduce en perdida de tiempo. El perder tiempo es perder dinero, y por eso es que mantener un orden adecuado ayuda a no desperdiciar dinero de la empresa.
• ​Una razón de peso es que la ley obliga a la organización a tener organizada toda la documentación importante para así asegurar el buen tratamiento de los datos. De igual forma se exige que conserven ciertos papeles relacionados con la actividad empresarial durante un periodo determinado, por lo que es realmente una buena idea mantener toda esta información ordenada.

¿Qué tipos de cosas necesitaríamos guardar?

Es interesante pensar en esto, ya que todo depende del tipo de organización que tengamos. A continuación plantearemos algunos ejemplos de situaciones particulares donde el almacenamiento varía según el área:

1. Las empresas y las tiendas de confección necesitarán un tipo de estantería alta y muy profunda para ser capaces de almacenar los rollos de tela de forma ordenada. Esta tela no puede ser simplemente colocada en el suelo porque se ensuciaría. 
2. Los gimnasios necesitan de casilleros para que los clientes puedan guardar su ropa de cambio, sus objetos personales, entre otras cosas. Es un detalle que hará que los usuarios sientan mucho más cómodo y personalizado su espacio en estos lugares. Similar a los gimnasios, las piscinas y los termales necesitan de un lugar para que la gente almacene sus pertenencias.
3. Los bancos necesitan de muebles con ruedas para transportar grandes cantidades de dinero dentro de la misma instalación. 
4. Los servidores de las empresas usualmente necesitan de un espacio exclusivo para estos ordenadores que cumplen la función de almacenar toda esta información de forma digital. Se necesitan de numerosas estanterías que sean capaces de almacenar ordenadamente cada CPU, e igualmente deben ser abiertas para que el flujo de aire recorra libremente cada máquina para evitar el sobrecalentamiento. 

¿Para qué clases de empresas podría ser útil un archivador en Bogotá?

Podríamos pensar que los archivadores son de uso exclusivo para las grandes empresas con muchas oficinas, pero lo cierto es que cualquier tipo de organización tiene que tener ordenados sus documentos importantes.

Incluso las panaderías, los gimnasios, las universidades e incluso bares y estanquillos deberían tener archivados sus papeles de forma correcta, sobre todo cuando ya se ha mencionado que se puede incurrir en problemas legales si no se tienen almacenados algunos documentos importantes sobre las actividades de los negocios.

Tipos de archivadores y almacenamiento

Hay diferentes tipos de muebles en los que se pueden almacenar las cosas importantes para la empresa:

• Tipo cajonera: Se trata de un mueble vertical que tiene múltiples compartimientos que se deslizan afuera y adentro con facilidad. Útil para guardar grandes cantidades de papeles que no necesitan ser clasificados.
•  Tipo armario: Como su nombre lo indica, se trata de un armario de oficina en donde se pueden almacenar los A-Z de la empresa con información importante, así como catálogos con los productos que se mostrarán a los clientes.
• Tipo gabinete: Puede ser tanto un mueble de piso como elevado. Se compone de gavetas, valga la redundancia, que se abren y cierran. Perfecto para guardar carpetas archivadoras.
•  Tipo casillero: Normalmente metálicos, los casilleros son útiles para almacenar pequeñas cantidades de diferentes tipos de cosas. Aquí se puede guardar objetos personales de los empleados así como de los clientes. Tomemos de ejemplo los casilleros que se encuentran en los cambiadores de los gimnasios o a la entrada de las tiendas.

• Tipo fichero: Pequeños en tamaño, son muebles especialmente diseñados para guardar una gran cantidad de tarjetas y fichas de forma ordenada. Algunos incluso vienen con separaciones por letras para así facilitar la su futura búsqueda.

• Tipo biblioteca: Una biblioteca de oficina que tiene diferentes niveles y divisiones que son capaces de mantener bien organizadas y siempre a la vista, las carpetas y los A-Z con los documentos pertinentes.

• Tipo estantería: Similares a las bibliotecas, los estantes de oficina son de tamaños y materiales variados. Los metálicos armables tienen la ventaja de que se les puede cambiar el tamaño que hay entre las repisas al jugar con las muescas que traen en sus soportes.

• Tipo blindado: Pueden ser de tipo armario o caja fuerte y se especializan en mantener a salvo los documentos más importantes de la empresa, dinero y otras cosas. 
• Tipo ignífugo: Como los muebles tipo blindados, su tamaño varía y son útiles para evitar que lo que haya dentro sea dañado en cualquier tipo de accidente que involucre al fuego. Nunca se sabe cuando pueda ocurrir algún incidente de esta clase, por lo que no es demasiado descabellado pensar en adquirir uno si se requiere.
• Tipo móviles: Este tipo de mobiliario goza de versatilidad gracias a que es muy fácil desplazarlo. Todos los muebles que traigan ruedas entran en esta categoría y su ventaja es que se pueden poner uno delante del otro sin preocuparse de imposibilitar el acceso a los de más atrás.

Tips y trucos para almacenar archivos

• Utilizar una categorización de los documentos por colores dependiendo de la categoría. Puede ser una buena idea para encontrar rápidamente los archivos de un tipo sin tener que buscar en el título de cada uno. Si no es por colores, puede ser por palabras clave, por ejemplo, en un concesionario podríamos dividir los papeles de los vehículos de la siguiente forma: Automóviles Sedan, Camionetas, Automóviles Hatchback, etc.

• Etiquetar las carpetas con los archivos dentro; ya sea por tipo, nombre o incluso con la letra inicial. Si queremos ponernos más quisquillosos podemos etiquetar con la letra inicial y la que le sigue. Por ejemplo: AA, AB, AC, etc. Cuando se hace una categorización de este tipo es importante dejar un pequeño espacio entre las gavetas para facilitar el recorrido hasta encontrar el que necesitemos.
• No acumulemos archivos basura. Existirán algunos archivos que solo los necesitemos una vez, o que se imprimirán de forma errónea, o incluso documentos que no tengan nada que ver podrían mezclarse con los importantes.
  
  Si se hace una revisión periódica para revisar los archivos que sean pertinentes y los que son prescindibles, entonces dejaremos de acumular papeles que solo ocuparán un espacio necesario. 

¿Qué es importante tener en cuenta para elegir el tipo de archivador y almacenamiento?

No es suficiente con comprar cualquier tipo de mueble para organizar documentos, hay que reflexionar un poco antes de adquirir cualquier tipo de mobiliario:

• El material.
• Que tan espacioso es vs que tanto espacio necesitamos. Es importante asegurarse que el tamaño sea el adecuado.
• El diseño del mueble tiene que estar pensado para que combine con la línea de la empresa.
• Que tan bien protegidos quedan los documentos dentro del lugar de almacenamiento. Procuremos ubicarlos bien dependiendo del ambiente para evitar problemas como las filtraciones de humedad.
• La durabilidad.

Todo lo que mencionamos en este artículo es relevante para ayudar a informarnos un poco más sobre los archivadores y almacenamiento en Bogotá y en otros lugares, pues es una situación en la que tendremos que tomar medidas siempre que de organización de documentos y objetos se trate.

¿Qué es un locker metálico?

Un locker metálico es similar a una caja o maleta de madera o plástico. Suele estar hecha de acero o hierro, pero puede estar hecha de otros materiales como el plástico. Los lockers metálicos suelen ser blancos, grises o negros, pero también pueden ser fluorescentes, transparentes o de cualquier otro color.

Existen varios tamaños y estilos, desde las modulares plegables hasta los lockers estándar de tamaño completo. Una taquilla de tamaño estándar puede contener hasta 80 kg de peso, mientras que una unidad de alta seguridad puede contener artículos como ordenadores portátiles, cascos de motos o dinero en efectivo.

¿Qué es una estantería metálica?

Una estantería metálica es un estante hecho de metal. Suele estar destinada a contener cualquier tipo de producto, pallets y estivas, pero también puede utilizarse para contener libros u otros materiales.

Una estantería metálica suele estar formada por varios estantes metálicos. Un tamaño estándar puede albergar entre 2 y 6 niveles de productos, mientras que los más grandes pueden albergar hasta 24 niveles.

¿Cuál es el mejor locker metálico?

Hay muchas cosas diferentes a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor locker metálico, pero lo más importante es la seguridad. Los mejores lockers metálicos son las que cuentan con elementos de seguridad de primer orden, como dispositivos antirrobo, alarmas y cerraduras a prueba de manipulaciones. Los mejores lockers metálicos son también los más costosos. Si está dispuesto a invertir la mayor cantidad de dinero, entonces un locker de alta seguridad es probablemente la mejor opción para usted. Sin embargo, si está empezando y quiere algo barato pero eficaz, los mejores lockers y estanterías metálicos son las que menos espacio físico utilizan. En otras palabras, cuanto menos espacio se desperdicie, mejor.

¿Cuál es la mejor estantería metálica?

Esto depende realmente de sus necesidades específicas. Si necesita mucho espacio para archivos de papel o libros, una estantería liviana es la mejor solución. De lo contrario podría llegar a necesitar estantería semi pesadas y pesadas.

Cómo elegir el locker y estantería metálica adecuado para su empresa

Hay una gran variedad de lockers y estanterías metálicos entre las que elegir, por lo que puede resultar difícil saber cuál comprar. Para ayudarle, aquí tiene algunos de los aspectos más importantes que debe tener en cuenta cuando busque una nueva taquilla o estantería.

Material: Lo primero y más importante en lo que hay que pensar al comprar una nuevo locker o estantería es el material. Hay diferentes metales disponibles, y cada uno tiene diferentes ventajas y desventajas, como se indica a continuación.

Acero: Fuerte, pesado, excelente para la resistencia, no se oxida, no atrae la humedad, no se dobla fácilmente, no se deforma fácilmente, no desarrolla fácilmente una consistencia gelatinosa, no absorbe fácilmente el aceite y el agua que pueden causar daños, y no emite fácilmente humos tóxicos, por lo que se puede utilizar en una variedad de entornos. Fuerte, pesado, gran resistencia, no se oxida, no atrae la humedad, no se dobla fácilmente, no se deforma fácilmente, no desarrolla fácilmente una consistencia gelatinosa, no absorbe fácilmente el aceite y el agua que pueden causar daños, y no emite fácilmente humos tóxicos, por lo que se puede utilizar en una variedad de entornos.

Hierro: Ligero, fácil de levantar y mover, no atrae la humedad, no se dobla fácilmente, no se deforma fácilmente, no emite fácilmente toxinas, y no absorbe fácilmente el aceite y el agua que pueden causar daños, el hierro es bueno para su uso en una variedad de entornos. Ligero, fácil de levantar y mover, no atrae la humedad, no se dobla fácilmente, no se deforma fácilmente, no libera fácilmente toxinas, y no absorbe fácilmente el aceite y el agua que pueden causar daños, el hierro es bueno para su uso en una variedad de entornos.